Von analog zu digital
Digitale Neuorganisation im Elektrohandwerk: Mobile Endgeräte, digitales Zeitmanagement, mobile Datenerfassung und IT-Infrastruktur
Das Unternehmen
Als Fachbetrieb für Elektroinstallationen bietet das im Harz ansässige mittelständische Unternehmen Krügener Elektrotechnik ein breites Spektrum an Dienstleistungen und Services rund um private und gewerbliche Installationen sowie Wartung und Reparatur von Gefahrenmeldeanlagen an. Der Betrieb ist spezialisiert auf die Bereiche Elektrotechnik, Daten-Netzwerktechnik sowie Sicherheitssysteme wie etwa Einbruch-, Brandmeldeanlagen oder Videoüberwachung. Die Themen Energiesparpotenziale und alternative Energien bilden weitere Schwerpunkte des unternehmerischen Leistungsportfolios.
Herausforderung & Zielsetzung
Die Geschäftsprozesse wurden überwiegend analog organisiert. Auftragserfassung, Leistungsabrechnung, Dokumentation und Personaleinsatzplanung erfolgten hauptsächlich auf Papier. Wo Softwarelösungen bereits zum Einsatz kamen, waren diese nicht im Sinne einer konsequenten Digitalisierung integriert, sodass es zu unregelmäßigen Abläufen oder lückenhafter Rückmeldung beim Kunden kam. Mit steigender Auftragslage und Auslastung erhöhten sich die fehlerhaften Angaben sowie der Zeitraum zwischen Leistungserbringung und Rechnungsstellung.
Die Lösung
Um die Herausforderungen zu meistern, setzte sich die Krügener Elektrotechnik das Ziel, eine neue, zukunftssichere IT-Infrastruktur aufzusetzen, die sowohl existierende Anwendungen, als auch neue Systeme berücksichtigt.
Alle Unternehmensbereiche wurden in die Veränderungsprozesse einbezogen und neu strukturiert, was eine erfolgreiche und nutzenbringende Integration neuer Technologien in die Geschäftsabläufe ermöglichte. So unterstützt und vereinfacht der Einsatz mobiler Endgeräte, Zeitterminals und eine erweiterte ERP-Softwarelösung, welches der Ressourcenplanung bei der Abwicklung von Projekten dient, die tägliche Arbeit.
Die mobilen Endgeräte kommen im Bereich der Einsatzplanung, der Dokumentation von Serviceeinsätzen, Wartungsarbeiten und Baustellen sowie bei der Erfassung kundenrelevanter Daten vor Ort zur Anwendung. Darüber hinaus sind sie Bestandteil des digitalen Zeitmanagements. Während dieses im Innendienst über Zeitterminals erfolgt, nutzen die Servicemitarbeiter im Außendienst Smartphones oder Tablets, wobei sich die Zeiterfassung direkt in die Lohnbuchhaltung überführen lässt.
Voraussetzung für die Nutzung der mobilen Endgeräte ist eine solide WLAN-Abdeckung des gesamten Betriebsgebäudes. Eine eigenständige App-Anwendung auf den mobilen Endgeräten sorgt dafür, dass die erfassten Daten auf dem Gerät zwischengespeichert werden, wenn bei Kunden oder auf den Baustellen vor Ort kein Netz verfügbar ist.
Nach dem Prinzip des MDM (Mobile Device Management) sind alle Unternehmens-Tablets miteinander verbunden, sodass darauf installierte Apps oder webbasierte Anwendungen von mehreren Nutzern gleichzeitig gesteuert werden können. Änderungen und Aufträge sind damit sofort von allen Mitarbeitern einzusehen und können ohne Medienbruch nahtlos weitergeleitet werden.
Das ERP-System stellt alle erforderlichen Informationen und Zuständigkeiten zu den aktuellen Baustellen und Kundenaufträge bereit, was für mehr Transparenz und eine höhere Reaktionsfähigkeit sorgt. Änderungen werden unmittelbar sichtbar, unabhängig davon, ob vom Innen- oder Außendienst ausgelöst.
Nutzeneffekte
Die digital organisierten Geschäftsabläufe sorgen für mehr Stringenz. Eine systematisch aufgebaute Produktpalette und eine integrierte Systemtechnik ermöglichen dem Unternehmen, Komplettlösungen für Kunden von der Planung bis zur Ausführung passgenau zu gestalten.
Die Integration mobiler Lösungen hilft dabei Zeit und Wege einzusparen, sodass das Kerngeschäft bei gleichbleibender Personaldecke ausgebaut werden kann. Mehr Transparenz bezüglich der Servicearbeiten sowie der Abwicklung und Koordination von Wartungsintervallen ermöglicht eine effektivere Gestaltung des Mitarbeitereinsatzes, was sich positiv auf Termintreue, Zuverlässigkeit und Flexibilität bei gleichbleibend hoher Qualität auswirkt.
Ein weiterer Vorteil ergibt sich für die Kunden: Alle relevanten Kundendaten werden in einer digitalen Akte gesammelt. Bei Bedarf stehen alle aktuellen Informationen zum Kunden unmittelbar zur Verfügung, wodurch schnell und gezielt auf weiterführende Fragen und Wünsche reagiert werden kann.