Digitalisierung im Elektrohandwerk

Cloudbasierte Business-Software, digitale Bauakte & RFID-gestütztes Ausrüstungsmanagement

Wie lassen sich mit Hilfe der Digitalisierung Arbeitsabläufe effizienter gestalten, Prozesse stärker verknüpfen und der Aufwand für administrative Tätigkeiten senken? Diese Fragen galt es in einem mittelständischen Elektrofachbetrieb in Barnim zu beantworten.

Das innovative, im äußersten Süden des Landkreises Barnim ansässige Unternehmen, gilt als Spezialist für die Errichtung und den Betrieb von Baustromanlagen in Berlin und Brandenburg. Neben den klassischen Leistungen eines Elektrofachbetriebes, wie die Planung, Installation und Reparatur, gehört auch die Vermietung von elektrischen Anlagen zum Dienstleistungsangebot. In Erweiterung des Leistungsportfolios bedient das Unternehmen Bauträger, Baubetriebe sowie Eventagenturen und Unternehmen der Filmbranche mit individuell angepassten Stromverteilern sowie Dieselstromaggregaten und modifiziert kundenspezifisch mobile Ersatzbauten.

Herausforderung & Zielsetzung

Die Leistungen des Elektrofachtriebes werden sehr gut angenommen und nachgefragt, die Auftragsbücher sind gut gefüllt. Gleichzeitig sieht sich das Unternehmen immer stärker mit den Konsequenzen des Fachkräftemangels konfrontiert. Die Folge: eine immer höher werdende Arbeitsbelastung für die einzelnen Mitarbeiter. Zudem wird eine schnelle Reaktionsfähigkeit auf kurzfristige Kundenbedarfe und die termingerechte Fertigstellung von Aufträgen zunehmend erschwert. Das war der Anstoß die vorhandenen Prozesse und Arbeitsabläufe zu überdenken und gemeinsam nach Möglichkeiten zu suchen, diese mit Hilfe der Digitalisierung effizienter zu gestalten.

Oberstes Ziel dabei war, interne und externe Prozesse stärker zu verknüpfen, nicht wertschöpferische Tätigkeiten (z. B. die Auftragsplanung, die Dokumentation oder die Auftragsabrechnung) zu minimieren und Geschäftsprozesse durch eine Erhöhung des Digitalisierungsgrades zu optimieren.

Potenziale diesbezüglich finden sich insbesondere bei der Auftragsannahme, welche via E-Mail, Telefon und Fax organisiert wird, und der Planung von Personal und Material, die papier- und Excel-basiert erfolgt. Oftmals sind hierbei zeitaufwendige Absprachen notwendig, Informationen werden über verschiedene EDV-Systeme parallel erfasst und verfolgt und müssen manuell übertragen werden.

Die Lösung - cloudbasierte Ressourcenplanung, digitale Bauakte & mobile Endgeräte

In enger Zusammenarbeit mit dem Unternehmen und einem Beratungsunternehmen, welches dem Mittelständler bereits seit mehreren Jahren betreut, konnten schnell Ansatzpunkte zur Steigerung des Digitalisierungsgrades identifiziert und priorisiert werden. Im Fokus stehen zunächst die Geschäftsprozesse in den Bereichen Planung, Auftragsvorbereitung und -durchführung, Buchhaltung sowie Lager und Logistik. Weitere Betrachtung findet die Organisation der Auftragskoordination und -bearbeitung, die in jedem Geschäftsbereich separat stattfindet.

Für die Schaffung einer praktikablen Lösung wird eine individuelle Datenbankanwendung entwickelt und in das vorhandene ERP-System integriert. Zudem werden benötigte Baugruppen Schritt für Schritt mit IT-Komponenten ausgestattet, um diese in einem digitalen Ausrüstungspool zu integrieren. Für ein ortsunabhängiges Auftrags- und Baustellenmanagement wird außerdem ein zentrales webbasiertes Portal aufgesetzt, durch das in Kombination mit mobilen Endgeräten jeweilige Auftragsstände und weitere Informationen jederzeit und nahezu überall abgerufen werden können.

Ergebnis & Nutzeneffekte

Die Einsatzteams des Mittelständlers wurden mit Tablets ausgestattet und haben somit jederzeit Zugriff auf die aktuelle Einsatzplanung und die einzelnen digitalen Baustellenakten. Baustellenpläne können direkt am Tablet verändert, unterwegs im Kundengespräch erstellt, Fotografien oder Prüfprotokolle direkt der jeweiligen Baustellenakte zugeordnet werden. Auch die Zeiterfassung kann direkt auf der Baustelle aktiviert, Informationen schnell und unkompliziert weitergegeben und erledigte Aufträge mit digitaler Unterschrift bestätigt werden. Der Einsatz der mobilen Endgeräte und das dahinterliegende System vereinfachen deutlich die Kommunikation, Absprachen können ohne größeren Aufwand schnell und effektiv erfolgen.

Ein Großteil der benötigten Materialien, wie Baustromverteiler, Kabel, Defender oder Leuchten wurden mit NFC- oder RFID-Chips versehen, die die gesetzlich vorgeschriebenen monatlichen Prüfungen sowie die Materialplanung und Logistik stark vereinfachen. So werden beispielsweise die zu prüfenden Geräte automatisch erkannt und die entsprechenden Prüfprotokolle umgehend versendet.

Realisiert werden konnten die Digitalisierungsvorhaben mit dem Förderprogramm Brandenburgischer Innovationsgutschein (BIG) der Investitionsbank des Landes Brandenburg.